«No se trataba del principio de procedencia de nuestra archivística, pero sí de la aplicación de principios generales de derecho y administración»
Por Juan Gerardo López Hernández
A la memoria de Vicente Riva Palacio, en el Día Nacional del Archivista mexicano
TERCERA PARTE
Regeneración, 6 de abril del 2020. Con la reforma del Ayuntamiento de la Ciudad de México, el Archivo pasaba a ser una herramienta estratégica en la construcción de la transformación política y social y para ello se requería un método.
El reglamento de la Secretaría fue bastante explícito al respecto: relacionando la elaboración del inventario (hoy la llamaríamos descripción archivística) con el arreglo del archivo, hoy se llama organización archivística:
- Al formar el inventario de que habla el artículo anterior, hará un exacto arreglo del archivo, reconociendo cuantos papeles existan ya, y cuantos deban llevarse a él, uniendo los que tengan relación y clasificándolos primero por ramos, luego por años y, en fin, por números y letras distintivas, cuidando que después de así clasificados y ordenados, se coloquen en los estantes bajo divisas claras e inteligibles.
Los liberarles de mediados del siglo XIX establecieron algo que la archivística hoy considera fundamental: la organización y la descripción de los archivos no deben desligarse: si sólo se organiza sin describir, la organización no podrá ser sostenida por mucho tiempo.
Si se describe sin organizar, se retrata el caos.
Aquel equipo de trabajo político-administrativo sabía que en las oficinas y mesas había expedientes concluidos o cuyo trámite había expirado, que se encontraban indebidamente fuera del archivo y ordenaba llevarlos a él y determinaba el modo en que debía organizarse aquel acervo.
Unir los que tuvieran relación implicaba facilitar la localización de todos los antecedentes de los actos, sin que faltara alguno, puesto que al tomar las determinaciones jurídicas y administrativas para la desamortización, los funcionarios no debían encontrarse con sorpresas, tales como un censo sin redimir (préstamo sin acreditar) y especialmente, cesiones de derechos u otros presuntos actos jurídicos y administrativos que afectaran los derechos de la corporación sobre sus propiedades o propios e impidieran su enajenación.
Se requería por lo tanto, establecer las relaciones entre los expedientes, algo que desde la década de 1830, Lafragua como integrante del equipo de Valentín Gómez Farías había intentado.
Luego, el artículo especifica el modo de realizar la clasificación, una operación que la archivística considera estratégica.
Se trata de un procedimiento de gabinete que requiere la investigación de la estructura orgánica y las funciones que dieron origen a los documentos para generar clases, en el sentido de listados jerarquizados de elementos que cumplen cada uno unas ciertas funciones para la correcta operación cotidiana del ente o institución.
Cuando en el archivo histórico nos ocupamos de la clasificación de los acervos documentales, elaboramos investigaciones que dan como resultado organigramas históricos y cuadros de clasificación que permiten identificar los documentos por el órgano que los produjo.
Evidentemente, en el México del siglo XIX no existían los cuadros de clasificación ni otros instrumentos archivísticos, pero importa aquí destacar el criterio que tomaba el reglamento como base para la clasificación, a saber: “primero por ramos, luego por años y, en fin, por números y letras distintivas”.
El Diccionario de la Real Academia Española, en su edición de 1852, informaba como segunda acepción del lema ramo la “Parte o tratado especial de alguna ciencia, arte o gobierno.
Pars, sectio.” y como tercera una que es determinante para el objeto de este trabajo: “Negocio, incumbencia de algunos cargos o comisiones que se parten entre varios. Pars negotii gerendi, cuique contingens”.[1]
Así, al instruir la clasificación de los documentos por ramos, estaba determinando la organización mediante un esquema parecido al que se deriva en archivística de la aplicación de los principios de procedencia y orden original, donde el criterio de clasificación y posterior identificación, organización y ordenación de los documentos es por la oficina productora en el cumplimiento de sus atribuciones, competencias, facultades y/o funciones, en lenguaje del siglo XIX, se habría dicho que por ramos.
El interés puesto en la reforma de los ramos municipales del Ayuntamiento de México provenía, como hemos visto, de las esferas más altas del poder político:
Comonfort, Lafragua, Juan José Baz, Riva Palacio y otros influyentes personajes del grupo de liberales encumbrados merced a la revolución de Ayutla, comprendieron que, habiendo ganado los poderes del Estado mediante las armas, aún tenían que transformar los mecanismos de la administración para poder ejecutar su proyecto histórico.
Los revolucionarios de Ayutla, en el afán de terminar definitivamente con el orden virreinal y con base en la experiencia acumulada de al menos dos generaciones de patriotas (los insurgentes, como Vicente Guerrero, los federalistas, como Mariano Riva Palacio y Dolores Guerrero y la generación de la primera Reforma, la de Gómez Farías y Lafragua), buscaron transformar las instituciones y liberarlas de los poderes fácticos.
Por ello, su impulso reformador llegó en el Ayuntamiento de México hasta la regulación del nivel más operativo de la institución y, por lo tanto, dotó al Archivo de una nueva regulación, con la mira de ponerlo al servicio del proyecto histórico que enarbolaban y que acababa de derrocar al dictador Santa Anna, preparándose para imponer un nuevo régimen republicano.
Aún se conserva en el archivo un número de volúmenes encuadernados que tienen una portada en cuya esquina inferior derecha ostenta una leyenda que dice “Arreglado en 1857”, que fue el año en que Riva Palacio, como secretario del Ayuntamiento, coordinó la tarea de organizar el archivo con base en los criterios que él y el equipo del presidente Comonfort habían concebido y determinado en los reglamentos de 1856.
En la historia de la archivística mexicana, los revolucionarios de Ayutla, especialmente Riva Palacio, como operador, representan un punto de inflexión.
A partir de la aplicación de unos sencillos principios para la organización (arreglo) del archivo, realzaron una labor que implicó establecer una estructura archivística con base en la naturaleza de las atribuciones y funciones de la institución que produjo los documentos.
Es evidente que no se trataba del principio de procedencia de nuestra archivística, pero sí de la aplicación de principios generales de derecho y administración, que los liberales aprendieron y usaron como instrumentos para la construcción de aquel proyecto histórico y que dieron por resultado la base sobre la cual hoy es posible contar con el Fondo Ayuntamiento de la Ciudad de México como un patrimonio invaluable, inscrito en el Registro de la Memoria del Mundo.
FUENTE:
[1] Diccionario de la lengua castellana, por la Academia Española. Madrid, Imprenta Nacional, 1852: 583.